Nell’ultimo anno, ormai sotto la spinta dell’emergenza sanitaria, non solo è cambiata radicalmente l’idea di posto di lavoro, ma anche l’idea stessa di collaborazione sia in generale che nella forma della progettazione collaborativa tipica del Design Thinking e dello Human centred design che, soprattutto nelle fasi di avvio, eravamo abituati a pensare come attività da svolgere in un unico luogo fisico.

Questo ha accelerato il passaggio a un nuovo modello di lavoro da remoto che richiede nuove capacità e nuove skills per avere successo. 

Sebbene individui e organizzazioni avessero già fatto precedentemente ricorso a nuovi modi di lavorare, le evidenze mostrano che la tendenza per Remote Training&Collaboration Workshop sia aumentata esponenzialmente nel corso dell’ultimo anno.

Sono milioni, infatti, le persone che sono passate al lavoro da remoto iniziando a preoccuparsi di acquisire competenze che consentissero loro di essere più flessibili e produttivi anche lavorando da remoto.
Nel solo mese di marzo 2020 queste persone hanno trascorso decine di milioni di ore su piattaforme di e-learning: un lasso di tempo 10 volte superiore rispetto a tutto l’anno precedente.
Questo sottolinea la tendenza delle aziende a imperniare alcune attività di collaborazione e formazione anche attraverso Remote Training&Collaboration Workshop allineando ed educando in questo modo le loro risorse attorno a nuovi modelli di lavoro, nuovi programmi e nuove iniziative culturali.

Cos’è un workshop tradizionale?

I workshop sono un metodo di formazione e collaborazione in cui le persone si incontrano in uno spazio fisico e in cui, spesso avvalendosi di tecniche di game storming, vengono stimolate a divertirsi per esercitare il loro pensiero laterale; momenti in cui poter collaborare in modo creativo esercitandosi alla risoluzione di problemi di business con nuove idee e nuove soluzioni. 

Dal workshop tradizionale al Remote Training&Collaboration workshop

Dimenticate post-it e fogli svolazzanti, lavagne e gessetti, tavoli e sedie per creare gruppi di lavoro e altri tool tangibili.

Da anni, molte organizzazioni hanno iniziato a sperimentare i Remote Training&Collaboration workshop: metodi di formazione e collaborazione avanzata per non dover mai fermare il business e per cercare di superare le difficoltà e ridurre i costi degli spostamenti dei dipendenti adottando una modalità mista di collaborazione con alcuni workshop in presenza e altri in remoto.

A differenza dei workshop tradizionali, i Remote Training&Collaboration Workshop non si svolgono in uno spazio fisico ma virtuale, sono mediati da uno strumento digitale, sono molto più economici ma, al pari di quelli tradizionali, sono interattivi e pratici.

Perché le persone optano per un approccio ai Remote Training&Collaboration workshop? 

L’apprendimento on line e lo sviluppo delle competenze non sono mai stati così importanti.

Sono molti i lavoratori che ritengono i Remote Training&Collaboration workshop un modo efficace e comodo per imparare nuove competenze e per migliorare parallelamente la qualità della vita personale e professionale. 

E mentre questi stessi lavoratori si sono adattati anche ad Hybrid&Flexible workplaces e, consapevoli delle proprie lacune, hanno iniziato a rivolgere l’attenzione a Remote Training&Collaboration workshop per migliorarsi nell’area delle competenze mancanti, i Digital HR hanno risposto alle loro esigenze creando e spingendo la formazione a un ritmo record.

Sfide e opportunità dei Remote Training&Collaboration Workshop

Per gestire Remote Training&Collaboration workshop le organizzazioni e i Digital HR devono però considerare le difficoltà per chi ha scarsa familiarità con gli strumenti digitali, considerare la possibilità che la tecnologia nel bel mezzo del workshop smetta di funzionare e considerare anche:

• l’impossibilità di creare prototipi fisici, oggetti o realizzare canvas;
• la possibilità di maggiore distrazione;
• la necessità di ridurre i tempi rispetto ai workshop tradizionali;
• l’impossibilità di usare le pause come occasione di networking e team working;
• l’impossibilità di interpretare il body language per misurare il grado di coinvolgimento dei partecipanti e modificarne di conseguenza la conduzione.

A fronte di queste sfide da affrontare e risolvere, i Remote Training&Collaboration workshop, se ben gestiti e pianificati in ogni aspetto creativo, tecnico e strategico presentano numerosi vantaggi:

• la riduzione dei costi per trasferte e viaggi di collaboratori, dipendenti e consulenti;
• la possibilità di promuovere servizi e prodotti (marketing);
• una maggiore affluenza anche da parte di persone provenienti da tutto il mondo poiché si azzerano le distanze;
• la creazione di artefatti digitali più semplici da analizzare e interpretare successivamente;
• la maggior facilità di risalire agli autori di tutto quanto prodotto nelle varie sessioni;
• la possibilità di formare contemporaneamente centinaia di persone (clienti, collaboratori e alunni) senza necessità di spostamenti aumentando al contempo i margini di profitto; 
• la possibilità di collaborare, fare coaching, consulenze e offrire assistenza tecnica in remoto; 
• la possibilità di trovare nuovi contatti e trasformarli in clienti raccogliendo decine o centinaia di persone interessate ai servizi o prodotti proposti.

In poche ore di Remote Training&Collaboration workshop sarà possibile fare ciò che probabilmente non sarebbe stato possibile neppure in mesi di lavoro.

E’ evidente come la fase di interpretazione e restituzione dei risultati di queste attività rappresenti il vero valore aggiunto dei Remote Training&Collaboration workshop.

Remote Training&Collaboration Workshop: struttura e strumenti

Circolano sul web un’infinità di video su come organizzare un workshop, ma sono molti di più quelli efficaci nel dissuadére le persone dall’organizzarlo piuttosto che quelli in grado di convincerle.

Va  innanzitutto sottolineato che, per organizzare Remote Training&Collaboration workshop, non bisogna lasciarsi spaventare dai cambiamenti e dalle novità tecnologiche prima di averle sperimentate, ma mantenere sempre una mente aperta a nuove sfide.

La struttura base di un Remote Training&Collaboration workshop, esattamente come per quello tradizionale, si divide in:

• fase di preparazione in cui si prevede l’on boarding tecnico ossia una sessione anticipata atta alla spiegazione sull’utilizzo degli strumenti digitali;
• fase di conduzione in cui le sessioni settimanali avranno una durata massima di 3 ore ciascuna e in cui il lavoro sincrono per massimizzare l’attività collaborativa sarà alternato al lavoro asincrono dedicato ad attività individuali;
• fase di rielaborazione dei risultati finali.

Come per i workshop tradizionali anche per i Remote Training&Collaboration workshop è possibile simulare la tipica suddivisione in tavoli di lavoro e prevedere inizialmente una sessione plenaria e successivamente una suddivisione in gruppi più piccoli che convergeranno poi nuovamente in una sessione plenaria finale.

Per quanto concerne i tool necessari per la realizzazione di un Remote Training&Collaboration workshop, serviranno unicamente:

• uno strumento di videoconferenza con chat tipo Teams di Microsoft, Zoom o Cisco;
• e un ambiente strutturato per la collaborazione.

Ricostruire l’atmosfera e il clima dei workshop tradizionali sarà molto difficile ma piccoli accorgimenti aiuteranno in tal senso. Sarà sufficiente tenere la videocamera sempre accesa, lo smartphone silenziato e prevedere ice-breaking activities fra i partecipanti che non si conoscono. 

Conditio sine qua non: dare la giusta importanza e accuratezza ai dettagli durante l’organizzazione assicurandosi in anticipo che tutto sia in ordine.

Remote Training&Collaboration workshop: errori e suggerimenti

Sempre avere un piano B nell’eventualità in cui si verifichino difficoltà tecniche durante lo svolgimento del Remote Training&Collaboration workshop, eventualità come quella di qualcuno che potrebbe non essere in grado di accedere alla board nonostante la sessione tecnica preliminare.

Per evitare il più possibile gli imprevisti meglio:

• utilizzare piattaforme che permettano di ricostruire canvas e servizi in altra modalità; 
• evitare di lasciare i gruppi di lavoro a loro stessi; 
• evitare workshop troppo lunghi; 
• segmentare eventuali esercizi in piccoli chunk guidati;
• assolutamente necessario rispettare i tempi previsti e i tempi del break out session perché, a differenza di quelli tradizionali, i ritardi non possono essere facilmente riassorbiti.

Remote Training&Collaboration workshop: a chi può essere utile

• a chi vuole integrare nella propria attività eventi online, classi virtuali e smart working;
• alle scuole che vogliono creare classroom per non sospendere la didattica in presenza;
• a chi vuole far fare aggiornamento e formazione al proprio team di lavoro evitando perdite di tempo e costose trasferte difficili da organizzare;
• alle aziende desiderose di portare nella propria realtà nuovi spunti per ridurre i costi di formazione, marketing e pubblicità;
• ai liberi professionisti, ai sales e agli imprenditori che, gestendo molte delle loro attività dal proprio ufficio ridurranno i tempi necessari per incontrare personalmente i propri clienti;
• a coloro che hanno bisogno di farsi conoscere, far conoscere i propri servizi e conquistare la fiducia del proprio pubblico;
• a chi vuole usare un potente strumento di marketing evitando le solite strategie poco performanti per fare lead generation e marketing.

Remote Training&Collaboration workshop cosa accadrà dopo l’emergenza sanitaria?

Una rinnovata attenzione per l’apprendimento online si sta verificando in tutto il mondo: aziende di ogni settore, dalla pubblica amministrazione, all’istruzione, dalla finanza al no profit ma anche piccoli imprenditori e professionisti hanno iniziato a fare leva per una tras-formazione dei loro corsi di formazione fisici a corsi online virtuali

Optando per una forza lavoro da remoto al 100%, già alcuni dei più grandi rivenditori online al mondo ha trasformato i corsi di formazione guidati da docenti, in una combinazione di formazione online disponibile su piattaforme social e su piattaforme di e-learning.

Il mondo economico si sta spostando permanentemente verso nuovi modelli di lavoro, sta accelerando il passaggio ad Hybrid&Flexible workplaces e sta indirizzando anche le organizzazioni più riluttanti, verso una modalità formativa e collaborativa più ibrida che unisca i vantaggi delle soluzioni fisiche con quelle remote.

In conclusione

Una rinnovata attenzione per l’apprendimento sul posto di lavoro – fisico, remoto o ibrido – è positivo per le organizzazioni, ottimo per i dipendenti e può essere la chiave per una resilienza economica più sostenibile per tutti.

L’impatto di questa pandemia sta sottolineando che la tendenza verso i Remote Training&Collaboration workshop diventerà un appuntamento fisso e sta evidenziando l’importanza di fornire ai dipendenti informazioni, risorse, percorsi di formazione, nuove modalità di collaborazione e nuove opportunità di sviluppo e crescita che creino valore.