Hybrid&Flexible workplace: è questa la via del futuro?

L’attuale crisi sanitaria ha ridefinito l’approccio al lavoro e l’Hybrid&Flexible workplace è la nuova prospettiva per ripensare al modo di gestire spazi, persone e tecnologie che dia la centralità al benessere delle persone e alle loro relazioni.

Stiamo assistendo a un graduale passaggio dal concetto di lavoro legato al luogo al concetto di lavoro legato all’obiettivo.

La tecnologia ha consentito alle persone di lavorare da remoto da più di un decennio, ma la pandemia ha accelerato il processo verso un Hybrid&Flexible workplace in cui intere organizzazioni hanno iniziato a utilizzare zoom, google meet, hangout per ogni riunione.

Dall’ufficio domestico alla sala riunioni, display, sensori, intelligenza artificiale e automazione offrono esperienze guidate dalla tecnologia e accelerano la trasformazione digitale del lavoro.

Cos’è un Hybrid&Flexible workplace?

Si tratta di un ambiente di lavoro in cui coesistono luoghi di lavoro fisici e flessibili ed è entrato a far parte del linguaggio comune con il termine “Hybrid&Flexible workplace” da quando le organizzazioni hanno iniziato ad adottare il lavoro flessibile, in cui il luogo di lavoro non è più soltanto l’ufficio aziendale, ma esiste un intero ecosistema di luoghi da cui le persone lavorano da remoto: a casa, in spazi di coworking, nei bar…

All’interno delle aziende

Molte aziende, sulla scia di grandi società come Google o Microsoft, hanno deciso di mantenere lo smart working anche per il futuro.

Twitter e Square ad esempio, hanno affermato che più del 50% della loro forza lavoro lavora da casa in modo permanente, mentre Facebook da maggio ha finalmente iniziato a consentire alla maggior parte dei suoi dipendenti di richiedere un cambiamento permanente nel loro lavoro per farli lavorare da remoto senza però precludere loro di lavorare anche in ufficio. 

Hybrid&Flexible workplace per attrarre e trattenere talenti

Il talento vince sui costi: un luogo di lavoro moderno e invitante diventa un ulteriore segno di spunta nella competizione per i talenti.

Quasi tutte le aziende in considerazione della loro strategia aziendale, stanno combattendo la “guerra dei talenti” per accaparrarsi i migliori talenti e anche quelle con ridotto budget a disposizione sono in grado di vincere grazie ad Hybrid&Flexible workplaces.

Non più una competizione sulla base del “chi offre di più” dal momento che la contropartita è un ambiente di lavoro accogliente, efficace ed efficiente in cui le persone possano serenamente lavorare e collaborare.

I “nuovi lavoratori” sono di fatto alla ricerca di aziende che offrano spazi fisici con design accattivanti, arredi confortevoli, luce naturale, spazi all’aperto e tecnologie avanzate, che garantiscano loro una maggiore flessibilità lavorativa e se le organizzazioni non dispongono di una politica di flessibilità del lavoro, potrebbero perdersi i migliori talenti del settore.

I dipendenti del futuro cercano spazi aperti (atri, spazi di lavoro condivisi nelle aree comuni, sale per lo svago con giochi e tv e persino spazi di lavoro all’aperto ) che abbattono le barriere fisiche, che supportino i cambiamenti culturali dell’organizzazione facilitando gli incontri casuali durante la giornata lavorativa, che promuovano il team work e aumentino la collaborazione.

Fino a vent’anni fa era impensabile rendere la flessibilità del lavoro parte della cultura aziendale o rendere praticabile una politica del lavoro da casa, semplicemente perché non c’era la tecnologia.

Ora con la vastissima gamma di strumenti digitali che abbiamo a disposizione, essere in grado di lavorare da casa non solo è possibile, ma in talune circostanze è addirittura l’opzione migliore.

Hybrid&Flexible workplace che incoraggi anche la collaborazione e le relazioni

Il più grande vantaggio di un Hybrid&Flexible workplace moderno è avere ambienti di lavoro che incoraggino le persone a lavorare insieme.
La collaborazione è il carburante che spinge idee e innovazione e richiede un significativo cambiamento culturale dell’intera organizzazione che deve trasformare il modo in cui opera facendola diventare la procedura operativa standard.

La tecnologia è avanzata al punto tale che la collaborazione virtuale non solo compete con le riunioni di persona, ma la supera in molti modi rendendo l’esperienza di collaborazione e comunicazione virtuale la norma favorendo interazioni autentiche, riducendo il senso di isolamento e non da ultimo contribuendo a creare fiducia e relazioni significative.

Dare la possibilità di lavorare indifferentemente da casa o dall’ufficio offre ai dipendenti la possibilità di progettare un ambiente di lavoro che si adatti alle loro esigenze e che offra maggiore flessibilità per poter lavorare nel luogo più adatto e dedicare del tempo alla famiglia o alle proprie passioni.

Scegliere la piattaforma e il dispositivo giusto è essenziale

Le organizzazioni che stanno emergendo più forti da questa situazione di crisi sanitaria sono quelle che pensano in modo strategico e che hanno una Vision per il futuro del lavoro a lungo termine.

Software per videoconferenze e laptop da soli non bastano: il viaggio verso l’Hybrid&Flexible workplace che favorisca un’esperienza di collaborazione intuitiva e completa inizia con la scelta tecnologica appropriata: ha funzionalità avanzate che rendono più facile connettersi, collaborare e lavorare?

La scelta di una piattaforma dotata di funzionalità intelligenti come la soppressione del rumore, sfondi virtuali, la possibilità di inserire note e domande, telefonare, incontrarsi, condividere contenuti e collaborare da qualsiasi luogo contribuirà a garantire che la riunione rimanga proficua, che tutti prestino attenzione e che le persone rimangano produttive e informate anche dopo la riunione.

Un’esperienza immersiva per abbracciare il nuovo modo di lavorare e favorire anche le relazioni

La forza trainante alla base della decisione di passare all’ibrido o al remoto dovrebbe essere che i dipendenti possano lavorare dove si sentono maggiormente a loro agio e dove sono più produttivi sia che si tratti di andare in ufficio che di restare a casa.

Affinché gli hybrid work abbiano successo, le aziende devono stabilire confini e direttive chiare e precise per i dipendenti sull’orario di lavoro, sull’aggiornamento dei progetti e sulle modalità migliori di comunicazione che permettano di creare fiducia e di incontrarsi occasionalmente di persona anche se sono completamente remoti.

Trello, slack, zoom, google meet sono ottimi strumenti che aiutano i team a connettersi ma alcuni progetti che richiedono una grande quantità di brainstorming e generazione di idee in tempo reale sono più produttive in presenza.

Le organizzazioni dovrebbero programmare incontri per i dipendenti remoti in modo tale che si possano incontrare e conoscere di persona per svolgere alcune attività che di persona risultano semplificate.

Quando queste cose accadono e le aziende costruiscono le basi per il posto di lavoro ibrido decidendo di dare più libertà ai collaboratori, aziende e dipendenti possono prosperare e le organizzazioni posizionarsi in modo da eccellere negli anni a venire.

Perchè le aziende hanno iniziato a modernizzare l’ambiente di lavoro in un Hybrid&Flexible workplace?

E’ probabile che lo spazio sprecato negli uffici e l’incredibile quantità di denaro che si può risparmiare ottimizzando lo spazio abbiano inizialmente attirato l’attenzione delle aziende.

Tuttavia, la maggior parte di esse si è presto resa conto che il passaggio a un hybrid workplace comporta vantaggi maggiori: il risparmio generato può essere reinvestito in azienda per l’acquisto di strumenti che supportino i dipendenti nel raggiungimento degli obiettivi di business aziendali.

Come dovrebbe avvenire la trasformazione di un Hybrid&Flexible workplace?

Ogni azienda è diversa e deve pianificare la propria strategia sulla base dei bisogni delle persone e dei risultati di business fissati.

l blocco dell’economia ha dimostrato che il cambiamento reale nell’ambiente ibrido richiede non solo attrezzature e rimozione di tutte le barriere tecnologiche, ma un vero e proprio change management.

Iniziare questo viaggio non significa modernizzare tutto in una sola volta, l’Hybrid&Flexible workplace rappresenta infatti un processo iterativo che supporta la natura mutevole del lavoro favorendo il passaggio da ambienti tradizionali ad ambienti agili e moderni.

Le aziende più sagge stanno investendo nella trasformazione in un Hybrid&Flexible workplace progettando diversi step e utilizzano ogni step del progetto come un’esperienza di apprendimento che alimenta la fase di trasformazione successiva.

Questa trasformazione richiede molto tempo perché non si tratta solo della trasformazione fisica dello spazio ma una pianificazione strategico-gestionale del cambiamento necessario a garantire il raggiungimento dei risultati desiderati.

Hybrid&Flexible workplace: cosa abbiamo imparato

Quattro le cose principali che abbiamo imparato in questi ultimi mesi:
– che l’orario flessibile non è una concessione ma una soluzione;
– che è più proficuo lavorare per obiettivi;
– che i team di lavoro sono altrettanto produttivi anche in Hybrid&Flexible workplace se non di più;
– che non esiste più la necessità di un ufficio fisico per le riunioni faccia a faccia.

Quando l’emergenza sanitaria si placherà, affronteremo un nuovo futuro: il futuro degli “Hybrid&Flexible workplaces” che combina i vantaggi del lavoro a distanza e soddisfa le esigenze dei dipendenti dando loro allo stesso tempo un senso di libertà e di appagamento dal lavoro.