Creare un budget di progetto: gli step fondamentali per farlo al meglio

Creare un budget di progetto

Creare un budget di progetto in maniera corretta diventa quindi requisito fondamentale. Il budget deve tenere conto di molti fattori, come gli aspetti non solo economici ma anche quelli legali legati alle attività che saranno necessarie per la realizzazione del progetto stesso. Sarà necessario anche effettuare una previsione di eventuali costi in corso d’opera e così via. Per questo, la creazione di un budget di progetto è un’attività che richiede molta attenzione e si articola attraverso un processo articolato. Vediamone gli step fondamentali.

1: Definizione degli obiettivi e valutazione dei costi 

Passo essenziale per una corretta valutazione dei costi per la realizzazione di un progetto è la definizione degli obiettivi da raggiungere e delle attività necessarie per far sì che tali obiettivi possano essere conseguiti. A questo punto, sarà possibile realizzare una valutazione dei costi fondata su elementi concreti. In questa fase, è importante tenere presente che nella valutazione non devono rientrare solamente i costi, ma anche tutti gli altri aspetti economici relativi al progetto come eventuali entrate o guadagni o altri fattori di tipo finanziario che possono subentrare in fase di svolgimento del progetto.

2: Analisi di costi e benefici

Quella dell’individuazione dei costi e dei benefici è una fase molto importante. In questo frangente infatti bisogna tenere conto non solo dei costi diretti, come il costo dei materiali, delle risorse umane, del lavoro dei consulenti, dell’attrezzatura, delle trasferte, ma anche quelli indiretti ed eventuali costi imprevisti.
I costi indiretti possono essere, ad esempio, costi che fanno riferimento anche ad altri progetti in corso, come attrezzatura o strumenti tecnologici. 

I costi imprevisti sono quelli che potrebbero insorgere durante lo svolgimento del progetto per il verificarsi di eventi o condizioni diverse da quelle pianificate. E’ bene quindi inserire all’interno dell’analisi dei costi e dei benefici anche i costi imprevisti che si pensa sia più probabile possano verificarsi. 

3: Definizione del budget

Questa fase consiste nel creare un budget di progetto definitivo sulla base delle analisi svolte attraverso lo step precedente. Prevede anche la scelta della gestione economica del progetto, quindi se optare per una richiesta di finanziamento oppure se preferire di fare affidamento sulle risorse aziendali o quelle dei soci dell’impresa.

Avvalersi dell’ausilio di un software gestionale 

Un software gestionale è uno strumento che può rivelarsi molto utile per creare un budget di progetto. Esistono anche programmi e funzionalità appositamente studiati per la realizzazione dei budget. Sfruttare un software gestionale per questo tipo di attività può consentire la riduzione di eventuali errori e un risparmio di tempo. Ma non solo: un sistema gestionale consente anche di monitorare l’andamento del progetto, l’aderenza al budget ed eventuali costi imprevisti durante il corso di svolgimento del progetto, consentendo anche di ottimizzare le risorse in uso se necessario.