Riunioni più smart parte 4: condurre una riunione con successo

Nelle puntate precedenti abbiamo visto il primo step per ottimizzare le riunioni, alcuni accorgimenti per renderle più smart e alcuni consigli tecnologici. Con quest’ ultima puntata vedremo come condurle con successo. Gli incontri di lavoro sono infatti uno dei capisaldi della vita lavorativa e con l’esigenza del lavoro da casa, si sono spostate dalle sale riunioni alle sale virtuali delle videoconferenze. Vediamo quindi alcuni consigli su come condurre con successo riunioni più smart.

Identificare un “conduttore”

Ogni riunione deve essere condotta da una persona per svolgersi in maniera organizzata. Spesso questa persona coincide con chi indice l’incontro, ma potrebbe anche succedere che alcune riunioni siano decise collettivamente. In questo frangente, è comunque importante scegliere una persona che avrà il compito di condurre la riunione.

Ricordare subito i temi all’ordine del giorno

La prima cosa da fare è ricordare a tutti i partecipanti quali sono i temi all’ordine del giorno e fare in modo che vengano affrontati tutti durante il corso dell’incontro.

Chiarire i ruoli di tutti i partecipanti

Ogni partecipante all’incontro deve avere un ruolo e una motivazione precisa per cui è stato invitato a prenderne parte. Ricordare il ruolo che ognuno ricopre all’interno dell’incontro serve a far sì che nessuno prenda parte alla riunione in modo passivo.

Parlare in modo chiaro

E’ importante esprimersi nel modo più comprensibile possibile: sia a livello concettuale che per quanto riguarda il tono di voce. Tutti i partecipanti devono essere in grado di comprendere chiaramente quello che stiamo dicendo.

Moderarsi e moderare

Un altro aspetto fondamentale è quello di esprimere le proprie opinioni con un tono moderato e allo stesso modo cercare di moderare la discussione in modo da evitare che si verifichino situazioni come persone che si sovrappongono nell’esporre il proprio pensiero creando confusione. Altro compito di chi conduce la riunione è quello di smorzare eventuali toni sgradevoli dovuti a divergenze di vedute tra i partecipanti.

Rispetto della parola degli altri

Compito di chi conduce una riunione è fare in modo che venga rispettata la parola di chi sta esprimendo la propria opinione: gli altri partecipanti devono restare in silenzio e aspettare che la persona finisca di parlare prima di intervenire.

Fare in modo che tutti partecipino attivamente

Se alcuni membri della riunione non partecipano attivamente all’incontro, è compito di chi conduce l’incontro coinvolgerli ed invitarli ad intervenire ricordando loro il motivo per cui sono stati invitati a prendere parte alla riunione.

Evitare distrazioni

Per fare in modo che la discussione porti a risultati efficaci, è bene non avere distrazioni. E’ preferibile quindi chiudere strumenti che possono portare a distrarsi come ad esempio la mail o lo smartphone.