Software di gestione documentale, il futuro dell’archiviazione

Il ruolo tradizionale di una piattaforma di Gestione Documentale e di Software Archiviazione Documentale è quello di raccogliere e organizzare informazioni che generalmente sono contenute in supporti cartacei, con lo scopo di minimizzare i tempi di archiviazione e i costi legati alla gestione della carta e al suo smaltimento.

Inoltre, la centralizzazione permette di standardizzare le modalità di archiviazione e di accesso alle informazioni, determinando un incremento di efficienza a beneficio dell’organizzazione aziendale.

Attraverso il programma archiviazione documentale e l’Archiviazione Elettronica a Norma, una piattaforma di Gestione Documentale provvede inoltre anche alla digitalizzazione dei documenti di interesse fiscale e legale che richiedono l’archiviazione del documento originale tipicamente cartaceo.

Grazie all’impatto positivo sull’efficienza dell’organizzazione aziendale, l’adozione di una piattaforma di Gestione Documentale può essere un utile strumento di ottimizzazione e automazione e può aiutare le PMI a riorganizzare i propri Processi Aziendali dando una spinta significativa nel loro percorso di trasformazione digitale.

Proprio l’introduzione della digitalizzazione dei Processi fa evolvere la Gestione Documentale e la rende adeguata alla quarta rivoluzione industriale, che si occupa di interconnessioni, di controllo, si gestione in tempo reale dei dati e dei processi aziendali.

Controllo e gestione dei Processi Aziendali

Il vantaggio competitivo di una azienda dipende dalla sua capacità di eccellere nei Processi di Business, coordinando il lavoro delle risorse definendo: chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.

Vantaggi:

• Aumento di produttività e della velocità esecutiva
• Rispetto delle procedure e riduzione degli errori procedurali ed operativi
• Ottimizzazione dei processi
• Perfezionamento dei processi
• Monitoraggio continuo e miglior controllo
• Tracciature di tutte le eccezioni intraprese
• Stato di avanzamento di un processo
• Incremento delle performance e dei tempi di esecuzione di un processo

smeup distribuisce un programma archiviazione documentale che permette di concentrare ed integrare in un unico archivio centrale informazioni aziendali generate da diverse applicazioni in diversi formati (mail, CAD, documenti Office, documenti generati dagli ERP, ecc.) per poterle gestire in sicurezza in modo facile.
Integra in un’unica piattaforma le funzioni di Gestione Documentale, Conservazione Elettronica a Norma e Gestione dei Processi Aziendali.

I Processi Aziendali vengono formalizzati attraverso un modellatore grafico che permette di disegnare e rendere funzionante in breve tempo la digitalizzazione dei processi aziendali senza la necessità di sviluppare programmi personalizzati.

Antonio Furneri
Responsabile Gestione Documentale e Workflow Management – smeup
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