Ferie dei dipendenti: come gestirle correttamente

E’ stato dimostrato che i dipendenti lavorano meglio quando sono incoraggiati a prendere le ferie e ad usare tutto il tempo di vacanza a loro assegnato. Il tempo di riposo dal lavoro, infatti, permette a chiunque di staccare la spina e di riprendere l’attività con maggiore grinta al rientro. Ecco perché è fondamentale la pianificazione ferie e l’uso di un software piano ferie.

Per un manager, gestire le ferie equamente è importante per evitare di dire troppe volte no a un dipendente (che la prenderebbe sul personale) e creare controversie tra collaboratori (molti lavoratori, pur di evitare continui scontri con i colleghi, preferiscono pianificare le ferie sulla base delle esigenze altrui, riducendo così malesseri e risentimenti all’interno del team).

Ecco alcuni suggerimenti su come i manager possono gestire correttamente il riposo dei collaboratori:

• policy aziendale chiara
• pianificazione
• rispetto delle assenze per emergenza
• avere un piano di backup

Policy aziendale chiara

La procedura da seguire per la richiesta di ferie è chiara? Il residuo ferie è facilmente verificabile?

E’ importante che sia ben chiaro quando le persone possono prendersi del tempo libero e quanto in anticipo hanno bisogno di fare la domanda. Essere trasparenti e chiari con il personale su tutti i tipi di politiche del lavoro, comprese le politiche per le ferie, dimostra rispetto per tutto il team.

Pianificazione ferie

Adottare un software di pianificazione ferie, ossia un software gestione piano ferie, permessi e assenze consente a tutti di tenere sotto controllo il calendario aziendale ed evitare disagi sia interni che esterni (con clienti e fornitori).

Inoltre, indicare ai collaboratori l’importanza di formulare le richieste per tempo aiuterà ad evitare periodi di assenza sovrapposti che potrebbero risultare problematici.  Se si chiariscono da principio quali sono i termini per richiedere le ferie, nessuno potrà lamentarsi se le date preferite sono già state occupate da altri. Allo stesso tempo, quando viene inoltrata una richiesta, è bene assicurarsi di rispondere tempestivamente, soprattutto in caso di rifiuto, così che i collaboratori possano prenotare le loro vacanze o riorganizzare i propri piani in caso di necessità.

Rispetto delle assenze per emergenza

Può succedere che i membri del personale abbiano richieste di tempo libero non programmato, solitamente per motivi di emergenza o eventi importanti. A seconda della gravità del motivo, tutti gli sforzi dovrebbero essere fatti per accogliere la richiesta.

E’ molto importante anche in questo caso assecondare la richiesta del collaboratore, altrimenti esso sarà costretto a prendere una giornata di malattia. Ecco perché vale la pena provare ed essere ragionevoli. Se non si può’ assolutamente perdere il membro del personale durante il giorno, allora è fondamentale dare una spiegazione completa sul perché; forse il dipendente sarà in grado di suggerire un compromesso.

Avere un piano di backup

Nei periodi in cui i manager ricevono molte richieste di ferie, ad esempio durante l’estate o le festività natalizie, è una buona idea avere sempre in tasca un elenco di lavoratori fidati e part-time da poter contattare e utilizzare come sostituti quando necessario. Avere un elenco di lavoratori stagionali con cui si è lavorato in precedenza, affidabili, può tornare utile.

Essere un grande manager significa essere preparati per ogni situazione che si dovrà affrontare e avere le capacità e le conoscenze per risolvere questi problemi, pur essendo leale con i propri dipendenti e assicurandosi che la propria azienda funzioni senza intoppi in ogni momento.

La pianificazione delle ferie è un problema per il vostro team? Contattateci!