Pianificazione della produzione su commessa: come svolgerla al meglio?

Che si tratti di piccola o media impresa, che sia in Italia o all’estero, la tendenza degli ultimi tempi non cambia: le aziende di tutto il mondo stanno sempre più spesso portando a termine lavori realizzati su commissione. Un metodo non certo nuovo, ma che si differenzia in maniera sostanziale da un’altra tecnica di produzione rappresentata da quella di massa. A differenza di quest’ultima, infatti, la produzione su commessa prevede una maggiore presenza del cliente in ogni fase del lavoro. Un vantaggio, certo, che permette alle aziende di fidelizzare nel più breve tempo possibile i clienti che vi si rivolgono per “esaudire” i propri desideri.

Tuttavia, molte sono le variabili della produzione su commessa, e talvolta possono trasformarsi in ostacoli che possono rallentare o rendere poco efficiente la produzione.  Ostacoli, tuttavia, che possono essere aggirati con l’utilizzo dei giusti strumenti di lavoro in ogni fase.

Carta, file e software

Ci riferiamo a tutti quei supporti che possono essere utilizzati per pianificare e razionalizzare al meglio l’intera filiera della produzione su commessa: che si tratti di un foglio di carta, di un file Excel, di un registratore o di un software ERP, ciascuno di essi, secondo diverse modalità, vi aiuterà a tenere traccia dei passaggi e a non perdere nulla del lavoro svolto. Vediamo insieme, passo per passo, di cosa si tratta.

1. Progettazione

Fase iniziale di ogni lavoro, rappresenta la base da cui partire per avviare qualsiasi tipo di decisione con il cliente committente. Durante questa fase viene realizzato il preventivo, un documento importante nel quale vengono ipotizzati non solo i lavori da svolgere ma anche i relativi costi stimati dall’azienda. A stilare il preventivo è, normalmente, l’ufficio commerciale, al quale spetta il compito di prevedere un costo di massima tenendo in considerazione una serie di variabili. Ecco perché il preventivo, normalmente, ha margini di cambiamento abbastanza ampi: il lavoro su commissione, infatti, può cambiare in ogni momento, mettendo in gioco una serie di costi addizionali che non possono essere previsti in fase di progettazione. Per questo è buona cosa mettere subito in condivisione un documento di questo tipo: il modo migliore per farlo è quello di utilizzare un software gestionale ERP, che non solo tiene traccia dei vari cambiamenti ma permette la condivisione di tutte le decisioni prese dalle parti.

2. Produzione

Si tratta di una fase che l’azienda conosce bene ma che, a seguito dei cambiamenti imprevedibili di cui abbiamo parlato prima, può prendere pieghe inaspettate e sempre nuove. Anche in questo caso, dunque, usare un software gestionale ERP aiuta a tenere traccia di ogni passaggio e programmare quanto richiesto dal cliente. Uno strumento utile anche per il futuro: è pur vero che ogni storia è un caso a sé, ma non è detto che nei tempi a venire non si possa ripresentare un caso simile, per affrontare il quale è utile avere a disposizione uno storico.

3. Consuntivazione

A conclusione dei lavori, quello della consuntivazione è lo step durante il quale viene valutata la redditività di quanto svolto. Ma cosa si intende con questo termine? Esso indica non solo il rapporto tra i costi sostenuti per svolgere un lavoro e i guadagni che quello stesso lavoro ha permesso di avere, ma anche la relazione tra spesa preventivata e spesa effettiva. In questa fase è anche importante potere ottenere in via automatica (o, almeno, periodicamente) i dati consuntivi per poter verificare lo stato di avanzamento dei lavori, un passaggio utile nell’emissione delle fatture al cliente. Per tutti questo motivi, ancora una volta, un software gestionale ERP aiuta non solo a tenere traccia dei calcoli ma anche a inserire i vari rincari dovuti da lavorazioni esterne, mettendo in comunione tutti i dati così risultati.

4. Consegna del prodotto

Naturale conclusione di un qualsiasi lavoro su commissione, essa deve essere effettuata entro i termini stabiliti e seguendo il più possibile quelle che sono state le richieste del cliente. La funzione di un software gestionale ERP in questo frangente è quello di prevenire eventuali ritardi nella consegna (intervenendo per tempo laddove ci siano dei problemi) e, quindi, di mantenere le scadenze prestabilite.