Controllo dei costi aziendali: evita sorprese a fine anno

Quando si parla di gestione di un’azienda sono molteplici i settori di cui tenere conto, ma sono tutti inevitabilmente collegati. Solo un’analisi completa e specifica sa operare simultaneamente su tutti questi aspetti: stiamo parlando del controllo dei costi aziendali.

Con questa espressione si intende una precisa metodologia di analisi finanziaria e commerciale che permette di controllare nel dettaglio le attività dell’azienda e la loro interconnessione. Più nello specifico, si tratta di analizzare tutti i costi di un’azienda, come per esempio il costo effettivo del lavoro di un dipendente, quello dei macchinari, dei fornitori e i costi extra nella linea di produzione, compreso il loro rapporto con i ricavi dell’azienda. Tali analisi possono fornire risultati utili per la determinazione del giusto prezzo di vendita di un prodotto o di un servizio, oppure per un aggiornamento costante, e in tempo reale, dell’andamento dell’azienda. In ogni momento, e con le giuste tecniche di analisi, si potrà sapere se ci sono degli errori del processo produttivo, se c’è il giusto equilibrio tra costi e ricavi, tra i costi fissi e quelli variabili, tra i costi diretti e quelli indiretti.

Nell’ambito della gestione, quindi, il controllo dei costi aziendali è un’azione fondamentale di prevenzione. Si pensi, per esempio, alla possibilità di poter analizzare la generazione dei costi aziendali, anche quelli apparentemente imprevedibili, e intervenire per tempo massimizzando, così, i ricavi finali. Ma attenzione, bisogna controllare nel modo giusto per evitare che ci siano sgradite sorprese nei conti di fine anno.

Le attività da intraprendere

In cosa consiste effettivamente il controllo dei costi aziendali? Dipende innanzitutto dalle attività di un’azienda e dal settore in cui opera, ma in linea di massima le attività possono essere riassunte in questa maniera:

• Analisi dell’ambiente in cui è inserita l’impresa: individuare il suo campo d’azione, il contesto economico e sociale in cui opera, il settore e i competitor;
• Analisi interna dell’impresa: individuare i processi interni, le metodologie produttive, le risorse a disposizione e quelle di cui si ha bisogno;
• Centri di responsabilità: individuare i nuclei produttivi e decisionali dell’azienda, analizzarne responsabilità e singole voci di costo;
• Organizzazione dei dati raccolti: suddivisione in costi flessibili e fissi, elaborazione di un business plan e allocazione dei costi ad una determinata linea di produzione.

Perché è così importante la prevenzione

Controllare i costi, allora, aiuta a capire il margine di guadagno tra produzione e vendita di prodotti e servizi, favorisce e snellisce l’interpretazione dei dati aziendali e consente di dare un nuovo significato alla pianificazione della produzione. Per prevenire le cosiddette sorprese di fine anno il controllo è l’unico strumento infallibile.

La prevenzione delle perdite non è un’attività banale: non basta tenere sotto controllo le spese per comprendere l’incidenza sulla linea produttiva, e la cosa diventa evidente quando si parla di costi indiretti, molto più difficili da individuare. Per esempio, si provi a pensare al costo della corrente elettrica utilizzata in uno stabilimento per produrre un determinato bene: è necessaria per la linea produttiva, ma il suo uso è coinvolto anche in altre attività (manutenzione dell’impianto, uffici, etc…) Come si capisce, allora, quanta corrente viene impiegata nella produzione del singolo oggetto? Come ottimizzarne la spesa? È a questo proposito che interviene il controllo dei costi. Stessa cosa vale per il costo del personale amministrativo, che non è direttamente collegato al singolo prodotto, ma ricade sull’intera attività aziendale. Fare un attento controllo aiuta a capire quanta quota del costo di amministrazione può essere ribaltato sulla produzione di quel determinato prodotto.

A fine anno, allora, l’azienda si trova davanti ad un report completo delle sue attività e della loro stretta connessione in termini di costi e ricavi, che risulta essere slegato dalle logiche di contrattualistica delle fatture emesse e ricevute. Si potrà intervenire più comodamente nella marginalità o valutare più precisamente l’incidenza dei costi indiretti di commessa sui vari progetti.

L’intervento dei software

Nell’era dell’industria 4.0 il controllo dei costi è affidato a consulenti e software di tipo ERP (Enterprise Resource Planning), veri e propri sistemi informatici che supportano l’azienda in ogni campo, dalle risorse umane a quello finanziario, per l’appunto. La gestione finanziaria viene, quindi, automatizzata ed ottimizzata, ma il ruolo del consulente è sempre chiave, soprattutto nell’interpretazione dei dati. L’intervento tecnologico del software garantisce, se usato correttamente, la massima prevenzione di errori, perdite o impennate impreviste di costi e un’attività costante e regolare lungo tutto l’anno.