Gestione del lavoro su commessa: un consiglio per ogni fase

Quando si parla di lavoro su commessa ci si riferisce ad una produzione di prodotto o servizio, da parte di un’azienda, con una elevata partecipazione del cliente o di colui che richiede il prodotto in questione. Il risultato finale che scaturisce da queste commesse di lavoro è un unicum che incontra le esigenze specifiche del committente.

L’azienda che opera su commessa ha solitamente una produzione personalizzata ed orientata al cliente, con step spesso articolati. A differenza della produzione in serie, nella produzione su commessa, l’azienda produce solo su specifica richiesta del committente, per ottenere un prodotto su misura del cliente. Le aziende che lavorano con questo tipo di produzione si contraddistinguono per la gestione simultanea di diverse commesse.

Secondo l’ingegneria gestionale la commessa è un “incarico affidato a gruppi, strutture organizzative o singole persone, che prevede la fornitura di uno specifico prodotto o servizio utilizzando una quantità ben determinata di risorse, finanziarie e di altra natura. In questo contesto, la locuzione lavoro per commessa individua una modalità operativa che tende a gestire le attività di un’organizzazione, suddividendole in base alla loro appartenenza a una specifica commessa, in particolare per quanto riguarda il controllo finanziario delle suddette attività.”

La gestione del lavoro su commessa non è facile, soprattutto perché bisogna non solo lavorare sul fronte interno (dipendenti e processi produttivi), ma anche su quello esterno, e quindi sulla relazione con il richiedente che assume, di fatto, un ruolo centrale. Non si lavora più esclusivamente per i ricavi dell’azienda, ma per soddisfare un preciso bisogno. Tuttavia tale obiettivo non deve mettere in secondo piano i ricavi, per cui la produzione per commessa diventa un esercizio di equilibrio fra produzione, risultati e guadagni. Conviene, allora, soffermarsi su ogni singola fase per individuarne criticità e punti chiave.

Le fasi di un lavoro su commessa.

La produzione industriale su commessa, si compone delle seguenti fasi:

• preventivazione
• avanzamento lavori
• rendicontazione
• consuntivazione costi.

Adottare adeguati strumenti software gestionali e centralizzare  le informazione, diventa strategico se si vogliono ottimizzare i processi e monitorare i progetti in tutte le fasi, dallo start-up fino al completamento dell’opera.

Fase 1. Preventivazione

Ogni lavoro ha bisogno di una fase d’esordio di progettazione e preventivazione cosa a cui nemmeno la produzione per commessa è esente, nonostante l’altissima componente di personalizzazione. A volte questa personalizzazione può anche intervenire in fasi avanzate della realizzazione del lavoro, per cui è sempre bene partire con un progetto preciso, ma prevedere anche un ampio margine per le potenziali modifiche.

Perché è così importante la fase di preventivazione e pianificazione delle attività? Sicuramente per programmare al meglio l’impiego di risorse, umane e finanziarie, ottimizzare i costi e massimizzare il margine di guadagno dell’attività.

Il nostro consiglio. Per questo il consiglio per una corretta gestione delle commesse di lavoro è partire sempre da un budget preciso che preveda spese in termini di materia prima, costi di produzione e personale, ma prevedere anche un margine extra, all’interno del quale far rientrare i costi non preventivabili, come per esempio le modifiche in corsa o sostituzioni dell’ultimo minuto.

Questo lavoro preventivo sul budget è la principale garanzia per il risultato finale del progetto e consente di procedere alla fase successiva con maggiore sicurezza. Del resto, all’interno di questo budget vanno fatti rientrare anche margini per gli errori, le criticità conosciute della produzione e l’eventuale piano B in caso di guasti o modifiche radicali. Più elementi vengono previsti (e preventivati), più accurato sarà il risultato finale.

Fase 2. Avanzamento lavori

Una volta definito e preventivato il progetto e le sue fasi di realizzazione, si passa alla produzione vera e propria della commessa. La seconda fase nella gestione riguarda proprio l’avanzamento dei lavori ovvero l’avanzamento della produzione.

Pianificare la gestione delle commesse di lavoro è essenziale, ma non bisogna dimenticarsi di prestare tanta, tantissima attenzione anche alle fasi di produzione. Quelle di un lavoro su commessa sono fasi di produzione non propriamente standard. Rientrano in procedure conosciute all’azienda, ma non le seguono pedissequamente. Per questo una volta stabilite con il cliente le fasi di produzione occorre tenere un diario costante delle attività, controllare ogni fase ed annotarne le peculiarità. Questo perché non solo potrebbe esserci l’eventualità di replicare tale procedimento in futuro, ma anche per intervenire ottimizzandolo o per individuare eventuali errori in un secondo momento.

Il nostro consiglio:  registrare ogni movimento e sviluppare analisi ad hoc su costi, ricavi e procedure. Ogni processo è perfettibile, anche quello unico fatto sulla produzione per commessa.

Fase 3. Rendicontazione

Mano a mano che le attività vengono completate, è importante scaricare le ore di ciascuna risorsa, in modo da arrivare alla chiusura del progetto con la rendicontazione già completata. Un’abitudine semplice, ma molto spesso trascurata, che può portare all’errore anche nella fase successiva di consuntivazione e fatturazione. Grazie alle procedure di rendicontazione, sarà possibile controllare in ogni momento tutte le attività svolte per cliente, progetto, per risorsa. Verificare eventuali scostamenti rispetto ai tempi stimati e collegare tutti i documenti amministrativi (fatture di vendita e di acquisto) per determinare i costi finali del progetto e quindi la relativa marginalità.

Il nostro consiglio: Effettuare una raccolta costante delle informazioni sul lavoro svolto e sul tempo dedicato a clienti e progetti. L’adozione di strumenti digitale e informatici che permettano un inserimento veloce e immediato da parte degli utenti affinché tutti i dati siano aggiornati in tempo reale e collegati alle diverse fasi di progetto.

Fase 4. Consuntivazione Costi

Non solo analisi durante il lavoro, ma anche alla fine della produzione per commessa. È con la consuntivazione, infatti, che un’azienda può valutare la redditività delle commesse di lavoro appena completate. Con redditività si intende, ovviamente, la relazione tra costi (fissi o variabili) e guadagno, ma anche la relazione tra costi preventivati e quelli effettivi. In pratica è con l’analisi finale che si valutano le previsioni di budget fatte all’inizio del progetto. Solo in questa maniera è possibile verificare l’efficacia dei processi aziendali.

Il nostro consiglio. Ovviamente tale verifica va fatta con mezzi adeguati all’azienda, certo, ma anche ai tempi che stiamo vivendo. Ogni impresa deve essere efficiente anche dal punto di vista tecnologico per cui il consiglio è quello di affidarsi a strumenti adeguati. I protagonisti assoluti di queste analisi sono, allora, software gestionali e ERP (Enterprise Resource Planning), ovvero strumenti capaci di intervenire in ogni fase del lavoro, anche su commessa, ed essere di supporto alla progettazione, alla realizzazione e alla fase di analisi finale. Inoltre ogni azienda deve poter scegliere il software che meglio si adatta ai propri processi produttivi, solo così si potrà avere la massima garanzia sui risultati.

Gestire e pianificare le commesse attraverso la digitalizzazione dei processi è un’attività in grado di generare enormi vantaggi. Il più importante è sicuramente la possibilità di avere una visione d’insieme e sempre aggiornata di ogni singola commessa, in qualsiasi momento.

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