Gestione digitale del personale: ecco come si evolve l’HR

Come si può trasformare un normale ufficio risorse umane in un ufficio HR digitale? Il segreto è quello di servirsi delle nuove tecnologie di digitalizzazione per migliorare la comunicazione tra dipendenti e aziende, così da ottimizzare i processi legati ad ogni singolo contatto. Lo scopo è infatti quello di gestire i singoli processi utilizzando i soli documenti digitali, eliminando le problematiche legate allo spazio e alle tempistiche tipiche del mondo cartaceo. La gestione digitale del personale permette dunque di trarre beneficio non solo dei documenti nativamente digitali, ma anche dei documenti cartacei i quali, per essere gestiti al meglio e con un concreto risparmio, possono essere convertiti, trasmessi e conservati in formato elettronico.

Il ruolo del portale HR

La conversione digitale della gestione del personale acquisisce senso in presenza di un portale HR innovativo accessibile da PC, smartphone e tablet, il quale può così diventare un ottimale punto di incontro in rete per tutta l’azienda. Il portale HR non solo facilita la comunicazione tra i dipendenti e l’ufficio risorse umane, ma fa di più, dando la possibilità ad ogni singolo membro dell’organizzazione di accedere in qualsiasi momento e in qualunque luogo alle informazioni di cui ha bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro. I processi di gestione e di comunicazione risultano così ottimizzati, snelliti e velocizzati.

I documenti dell’ufficio HR che possono essere trasformati in formato elettronico

Non solo le fatture, dunque, possono essere digitalizzate con grandi vantaggi per l’azienda. Guardando all’universo delle risorse umane, infatti, anche documenti come i cedolini paga, i cartellini presenza, i documenti da far sottoscrivere al candidato per la privacy, i registri di formazione, le contestazioni, le valutazioni delle persone e tanti altri possono essere acquisiti e indicizzati in modo automatico, così da ridurre al minimo i tempi e i costi legati allo smistamento, alla trasmissione e all’archiviazione. Qualcuno potrebbe porsi il problema dei documenti che vanno compilati e firmati dai dipendenti, per poi essere restituiti all’ufficio gestione personale. Ebbene, nell’universo digitale anche la firma può diventare elettronica, così da permettere ad ogni singolo lavoratore di validare ogni documento personale in modo univoco e sicuro.

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti nella gestione del personale 4.0

Non esistono, dunque, documenti che non possono essere convertiti in formato elettronico, con grandi vantaggi per l’azienda. In conclusione, ecco i principali benefici della digitalizzazione dei documenti:

• Diminuzione dei costi del personale (i documenti digitali richiedono meno lavoro, in ogni passo del loro ciclo di vita)
• Risparmio dei costi di archiviazione
• Riduzione drastica delle spese di acquisto e manutenzione di stampanti
• Riduzione dei costi legati ai materiali di stampa, quali carta e inchiostro
• Aumento della sicurezza
• Diminuzione o eliminazione totale dei documenti smarriti