Caratteristiche di un software gestionale: 5 quelle davvero essenziali

Cosa intendiamo con software gestionale? Si tratta di programmi in grado di automatizzare e informatizzare i processi di gestione aziendale (principalmente contabilità, magazzino, produzione, ecc.). Strumenti indispensabili, ma anche difficili da scegliere. Siccome le alternative sono molteplici, per un imprenditore è necessario valutare tra un vasto portfolio di software che promettono di offrire dei risultati positivi in termini di efficienza gestionale.

Come trovare quindi il programma adatto a sostenere l’amministrazione della tua azienda? Un buon software gestionale, per essere considerato tale, deve presentare 5 caratteristiche essenziali che lo rendano competitivo rispetto ai suoi concorrenti:

1) Inclusione di un DMS (Documentale)

Un DMS (Document Management System) è un software utilizzato per gestire documenti, impiegato soprattutto per facilitare l’organizzazione e la creazione di questo tipo di contenuti. Un buon DSM permette di catalogare, ordinare, inviare e scansionare documenti sia fisici sia digitali. Per potersi rivelare utile, un documentale deve essere in grado di abilitare creazione, scrittura e revisione dei file, nonché la loro distribuzione. Dovrebbe anche comprendere un sistema di sicurezza e protezione, che permetta l’accesso ai file solo a un limitato numero di individui e definisca dei permessi per la loro divulgazione e modifica.

In ambito aziendale, un DMS può inviare contratti, fatture, ordini e altri documenti in forma digitale, ottimizzando l’archiviazione e l’invio di informazioni necessarie per lavorare.

2) Presenza del Business Intelligence

La Business Intelligence (BI) consiste in un applicativo che permette di effettuare una raccolta regolare e organizzata dell’insieme di dati presenti nel database aziendale. Mette a disposizione in tempo reale informazioni attraverso i vari dipartimenti aziendali partendo da un dato comune. La BI permette di elaborare, analizzare e aggregare dati, trasformandoli in informazioni, facilitando la creazione di forme più semplici e flessibili che ne aumentano il grado di presentazione, conservazione e reperibilità. Se il programma sfrutta tecnologia BI, è fondamentale che si tratti di un software web-based, utilizzabile senza dover scaricare alcun programma aggiuntivo, in quanto accessibile da qualsiasi web browser (Chrome, Firefox, Safari, Explorer, ecc.). Questo rende la soluzione indipendente dal tipo di dispositivo dal quale si accede, garantendo la massima usabilità a prescindere dal luogo e dal momento di accesso, purché una connessione alla rete sia disponibile.

3) Garanzia dell’interoperabilità e l’Internet of Things

Con il termine interoperabilità si intende la capacità di un software informatico di scambiare dati e servizi tra diversi sistemi, anche non omogenei, senza causare errori. Questo comporta un’interazione in tempo reale tra diversi operatori, i quali possono condividere documenti, informazioni e procedure istantaneamente. L’espressione Internet of Things si riferisce invece alla possibilità di connettere alla rete oggetti fisici e “reali”, senza alcuna natura digitale. Grazie ad una connessione ad internet, è possibile sfruttare alcune funzioni di questi strumenti a distanza, soprattutto per quanto riguarda le operazioni di monitoraggio e controllo. Entrambe le funzioni si riflettono in nell’ottimizzazione e nella semplificazione delle operazioni.

4) Disponibilità sia in modalità di licenza d’uso sia SaaS

La licenza d’uso rappresenta una tipologia contrattuale molto comune. Essa trasferisce all’utente solo alcuni diritti patrimoniali del software: l’acquirente potrà installare il programma sui suoi dispositivi ed utilizzarlo in base alle condizioni imposte dal contratto.

Una soluzione SaaS (Software as a service) prevede invece che il programma venga sviluppato, distribuito e utilizzato via Internet. Un software di questo genere è quindi basato su una tecnologia on Cloud, che ne permette l’accesso da qualsiasi dispositivo possa connettersi al web. Richiedono generalmente investimenti economici e di tempo minori, mentre offrono un’assistenza maggiore in termini di sicurezza e in caso di problemi di natura tecnica.

5) Preferenza per un sistema di tipo ERP

Questa sigla sta per Enterprise Resource Planning (ossia pianificazione delle risorse aziendali) e indica dei sistemi di gestione che coinvolgono tutti i settori più rilevanti di un business (logistica, vendite, contabilità, ecc.). I software ERP sono mirati a perfezionare le attività quotidianeall’interno di un’azienda, integrando con diverse funzionalità l’intero servizio informatico. Utilizzando questi programmi diventa possibile produrre e condividere dati non duplicati, disponibili in tempo reale e che minimizzano la presenza di errori di elaborazione. Essi permettono di tenere sotto controllo e semplificare i rapporti con clienti e fornitori (e qualunque altro soggetto sia coinvolto nelle attività dell’azienda), nonché monitorare i processi interni e di distribuzione.

Il programma deve inoltre essere composto da una serie di moduli, in modo da personalizzare il servizio offerto in base alle necessità d’uso. Funzioni riguardo alla gestione del credito, il gestionale delle pianificazione di produzione, analisi di bilancio, CRM ed e-business sono solo alcune delle soluzioni modulari che possono essere aggiunte al software ERP. Per poter beneficiare appieno delle potenzialità di un sistema ERP, è necessario che il software sia web-based, in modo da essere accessibile da dispositivi di diversa natura.