Gestire i processi aziendali con successo? Ecco come

Processi aziendali, c’è una definizione precisa di questo termine della quale cui bisogna sempre tenere conto: non ci si riferisce alle semplici comunicazioni tra i reparti o alla metodologia di produzione, ma a concetti più ampi che riguardano tutte le attività che avvengono all’interno di un’azienda.

Sono processi aziendali tutti i meccanismi, le attività e gli elementi che concorrono alla produzione di un output, ovvero i prodotti finali. Ne fanno parte a pieno titolo, allora, i processi di produzione e in generale tutto ciò che all’interno dell’azienda segue la trasformazione di input in output: l’acquisto delle suddette materie prime, la loro lavorazione e la vendita ai clienti. Sì, anche i clienti di un’azienda e i rapporti che teniamo con loro fanno parte a pieno titolo dei processi aziendali.

Analizzare, valutare, agire

L’analisi di questi processi e la loro pianificazione è un’attività chiave per ogni azienda, qualunque sia la sua dimensione, per cui è necessario soffermarsi con attenzione a mappare le attività e ricavare uno schema generale attraverso il quale poi è più semplice implementare soluzioni, tecnologiche e non, migliorare l’efficienza e, di conseguenza, la produttività.

Sono tre gli elementi fondamentali di cui tenere conto in queste analisi:

• Costi delle singole attività;
• Durata di ciascuna di esse;
• Output finale e qualità dello stesso.

In virtù di queste tre componenti, occorre effettuare la misura precisa e scientifica della rendita dei processi aziendali. Successivamente, qualora ci fosse bisogno, si può intervenire sui processi primari, cioè quelli che arrivano direttamente ai clienti, ma anche sui secondari, i meno visibili dall’esterno, attività di servizio che non toccano il cliente direttamente, ma che si rivelano ugualmente importanti.

Per tenere sotto controllo tutti i processi aziendali con successo, allora, si inizia con l’analisi preliminare; solo una volta che questa è conclusa si può procedere con le soluzioni ad hoc. Non bisogna mai sottovalutare il potere della razionalizzazione sull’ improvvisazione: sia in termini di costi sia di guadagni, i vantaggi sono praticamente incalcolabili. Ma vediamo più da vicino la questione.

Tecnologie e risorse al servizio dell’ottimizzazione

Certi processi possono aver bisogno di migliorie di tipo incrementale, altri più a livello strutturale, e in entrambi i casi la tecnologia si rivela essere la soluzione ottimale. Ad esempio, si può intervenire con sistemi ERP o gestionali, che per definizione contribuiscono alla gestione ottimizzata di un’azienda e delle sue attività. Se i software gestionali si dedicano ai singoli comparti aziendali, con gli ERP (Enterprise Resource Planning) si interviene a monte e si ottimizzano non solo i singoli processi, ma anche la loro interconnessione. Il giusto ERP può costituire una valida soluzione ai problemi e, contemporaneamente, un supporto da implementare anche in processi già funzionanti, ma che hanno bisogno di aggiornamento o automazione.

C’è, poi, anche una figura dedicata alla gestione dei processi, che si chiama Process Owner. A lui viene affidata la loro progettazione e creazione, ma anche il controllo e, eventualmente, il loro aggiornamento. Può essere solo il process owner, quindi, a decidere in che maniera intervenire sui processi di un’azienda e integrare l’ERP più adatto. Sarà poi l’ERP a coadiuvare le attività di gestione delle fatture, per esempio, oppure quella delle mail, del management dei clienti e fornitori, ma anche la conservazioni di dati e documenti, soprattutto in formato digitale. Insomma, il process owner può rivelarsi una soluzione per tenere la situazione sotto controllo.

È evidente che per gestire questo aspetto della vita aziendale il digitale ha un ruolo fondamentale. Consente di ridurre notevolmente i tempi non solo in termini di velocità di comunicazione, ma anche di quantità di dati e di sicurezza della loro trasmissione. Impensabile sarebbe non ricorrere al web, chiave del successo di molte aziende moderne. Basti pensare a come i servizi di Cloud si stiano rendendo protagonisti in questa nuova era dell’industria, quella che comunemente viene chiamata Industria 4.0. E come potremmo usare i vantaggi del Cloud senza il web?

In più, non bisogna sottovalutare i vantaggi in termini economici: un buon software gestionale o un ERP ottimizzano, velocizzano e migliorano tutti i processi. Meno perdite di tempo, più controllo, maggiore visione d’insieme. Ed è proprio tramite questa visione d’insieme che si può più facilmente individuare gli errori e correggerli in tempo senza un ulteriore spreco di denaro. Il controllo dei processi all’interno di un’azienda, allora, è quell’ investimento iniziale che si rivela decisivo per il successo.