Gestione dei fornitori: come farlo con un portale web

La gestione degli ordini dei fornitori e, più in generale, la comunicazione con i fornitori può risultare complessa, soprattutto in particolari settori.

Per questo oggi vi raccontiamo un progetto di gestione delle forniture che abbiamo implementato presso un nostro cliente del settore arredamento.

Il cliente riscontrava il problema di non riuscire a sapere quando i fornitori gli avrebbero spedito i materiali che gli occorrevano per far procedere la produzione; le date sugli ordini risultavano infatti essere inattendibili e il materiale ricevuto non corrispondeva alla quantità ordinata.

Abbiamo quindi cercato di mettere ordine creando un portale fruibile dal sito web del cliente e direttamente collegato al gestionale in uso dal cliente, Sme.UP ERP. Il portale ha, in sostanza, riordinato il processo di emissione ordini e di ricezione materiali che prima era gestito via mail.

Come?

Il fornitore accede al portale web e visualizza la propria lista ordini; nella sezione di conto lavoro il fornitore analizza la disponibilità e, grazie all’utilizzo di semafori verdi e rossi, si rende immediatamente conto se dispone di tutti i componenti per produrre gli articoli richiesti, e, nel caso non li avesse, sa subito quali componenti sollecitare al nostro cliente per riuscire a rispettare la data dell’ordine.

Portale fornitori - Portale inserimento ordini

Grazie alla dashboard degli ordini, inoltre, è possibile tenere sotto controllo non solo gli ordini già chiusi, ma è anche possibile visualizzare le bolle spedite e quelle ricevute, nonché l’area giacenze. Questo perché il software Sme.UP ERP gestisce le giacenze presso terze parti.

Come funziona la fase di spedizione?

Quando un fornitore si appresta a preparare una spedizione, per prima cosa analizza gli ordini aperti e decide le quantità da inviare. Una volta creata la spedizione sul portale il fornitore esegue il check out e spedisce i materiali al nostro cliente (con una logica del tutto assimilabile a quando effettuiamo un comune acquisto di prodotti online). Alla spedizione il fornitore può allegare eventuali note; oltre a questo il fornitore collegherà alla stessa il numero di bolla fornitore, in modo tale che il nostro cliente del settore arredamento possa caricare automaticamente la merce spedita a magazzino. Al momento della conferma della spedizione, buyer e magazziniere ricevono in automatico una mail dalla quale possono verificare le spedizioni confermate e quelle in transito (quelle cioè create sul portale ma non ancora processate dal cliente).

All’arrivo della merce, come detto, il cliente, utilizzando il barcode presente sulla bolla la carica direttamente a magazzino e, sempre in automatico, viene scaricata l’area del terzista del materiale servito a produrre la stessa merce. In questo modo si tiene aggiornato il magazzino in tempo reale, evitando confusione, perdita di tempo e, conseguentemente, di denaro.

Sempre tramite il portale è possibile accedere ad un’area formativa dove sono stati caricati dei video tutorial che spiegano passo a passo come gestire le spedizioni e il Magazzino con Sme.UP ERP. Infine, altra funzionalità altrettanto utile per il nostro cliente è quella di poter condividere con i propri fornitori documentazione importante e/o legalmente vincolante (ad es. le condizioni generali di fornitura), tenendo anche traccia dell’avvenuto download da parte del fornitore. Questa recente funzionalità è stata aggiunta per allineare il software alle normative introdotte con l’avvento del GDPR

I vantaggi che puoi ottenere integrando il nostro portale web fornitori

Il nostro portale è un’applicazione web che consente ai fornitori e terzisti di condividere in tempo reale le informazioni delle attività a loro assegnate dall’azienda committente.
La soluzione consente di gestire il flusso documentale delle attività assegnate ai fornitori in maniera digitale e indirizza le informazioni su smeup ERP per l’immediata consultazione da parte dei responsabili aziendali e permette di ottenere numerosi vantaggi. Vediamone alcuni:

Sicurezza. Tramite l’utilizzo di protocolli web sicuri è garantita la massima sicurezza nella consultazione dei dati sul portale. L’applicazione consente a committenti e fornitori di scambiarsi informazioni tecniche ed economiche in ambiente sicuro, accessibile tramite login nel rispetto dei protocolli di sicurezza web

Condivisione sicura e in tempo reale delle informazioni. I fornitori condividono le informazioni in tempo reale con il committente. In questo modo si evita l’utilizzo di comunicazioni a mezzo mail, talvolta difficili da ricercare e consultare.

Comunicazione e scambio di informazioni efficace. Dati tecnici, economici, allegati e dati di progettazione possono essere consultati, prelevati e aggiornati da committenti e fornitori in qualsiasi momento.

Aggiornamenti puntuali e in tempo reale. Gli aggiornamenti dei dati delle lavorazioni sono visibili in tempo reale. A titolo di esempio, quando il fornitore dichiara conclusa un’attività, il committente riceve immediata notifica dell’aggiornamento del suo stato.

Rapidità di consultazione. Il fornitore esegue il login al portale ed analizza le attività assegnate e può aggiornarle con pochi click.

Controllo degli stati di avanzamento. Il committente può controllare lo stato di avanzamento delle lavorazioni dei propri fornitori tramite schede personalizzate, che identificano il livello di completamento dei task assegnati a ciascun attore.