Conservazione digitale e fattura elettronica: quali sono i cinque errori più comuni?
Di seguito parleremo dei 5 errori più comunemente riscontrati nelle aziende quando si parla di conservazione digitale e fattura elettronica.
1 – Firma elettronica e firma digitale
La firma elettronica permette l’identificazione di chi sta effettuando una operazione: es. le credenziali di accesso ad un account di posta elettronica. La firma digitale è una firma elettronica che possiede le seguenti caratteristiche: alta sicurezza ed affidabilità.
A seconda del contesto normativo va stabilito se basta una firma elettronica o se serve la firma digitale.
2- Validità della PEC
La PEC dal punto di vista giuridico è equiparato ad una raccomanda con ricevuta di ritorno, ma la mail risulta con pieno valore legale anche qualora non venisse letta dal destinatario. È doveroso quindi monitorare la casella PEC per evitare che, ad esempio, possano scadere i termini di ricezione senza che sia stata effettuata alcuna operazione.
3 – Archiviazione elettronica e conservazione digitale
L’Archiviazione elettronica consente di memorizzare un file su un supporto informatico, mentre la Conservazione Digitale è una procedura definita dal punto di vista giuridico dal Legislatore.
La conservazione digitale è quindi diversa dal solo salvataggio di un documento sul server e quindi, per esempio, la PEC conservata sulla casella di posta non è conservata in modo corretto.
La responsabilità finale della conservazione digitale rimane dell’azienda stessa anche se essa si avvale di un servizio in outsourcing.
4- Invio dati fattura e invio fattura
L’invio dati fatture (ovvero il cosiddetto “spesometro”) è un adempimento obbligatorio e altro non è se non la trasmissione di informazioni riepilogative della fatturazione attiva e passiva all’Agenzia delle Entrate, in formato XML. Invece, le fatture elettroniche sono i singoli documenti in formato digitale il cui invio sotto forma di XML che diventerà obbligatorio per tutti a Gennaio 2019.
Quando si emette una fattura digitale, essa viene inviata tramite SdI, e i dati in essa contenuti vengono automaticamente memorizzati dall’Agenzia delle Entrate. Detto questo quindi non c’è più bisogno di inserirle nello spesometro.
5 – Documento unico: cos’è e come si conserva?
Un documento è unico quando non ne esistono altre copie e il suo contenuto non è determinabile grazie ad altri documenti.
Se si volesse “sostituire” un documento unico con uno digitale mantenendone la validità legale, si dovrebbe coinvolgere un notaio nella procedura di conservazione digitale.
La fatturazione elettronica è un’innovazione che richiede competenze specifiche. Gruppo Sme.UP da tempo supporta i propri clienti nel passaggio all’e-invoicing. Richiedici maggiori informazioni e consulta questo blog per saperne di più sulla fatturazione elettronica.
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