Il Settore
Produzione prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti
La Necessità
Piattaforma di Document & Process Management che fosse “duttile” e facilmente personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella sua gestione.
La Soluzione
ARXivar, piattaforma duttile che consente di semplificare i processi e ottimizzare i tempi di lavoro.
Parliamo di
Sutter Industries
La Sutter Industries S.p.A. è la multinazionale italiana che produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni.
L’headquarter e l’unità produttiva sono situati in Italia, a Borghetto Borbera, in provincia di Alessandria.
L’azienda è strutturata in due business unit:
- la Business Unit Consumer, identificata con il brand Emulsio, opera nel mercato del largo consumo: grande distribuzione, negozi specializzati casa/toilette, dettaglianti. Il consumatore finale trova risposte alle sue esigenze di pulizia domestica grazie ai prodotti di alta qualità
- la Business Unit Professional si rivolge al settore del cleaning professionale (pulizie di alberghi, ristoranti, uffici…), attraverso una stretta rete di distributori presenti in Europa e altri Paesi del Mondo.
Sutter si è affidata a smeup per trovare una soluzione che consentisse di semplificare i processi e ottimizzare i tempi di lavoro, che oggi
vengono gestiti in modo efficiente con ARXivar.
– Giannino Massone, CIO di Sutter.
Piattaforma Document & Process Management duttile
L’esigenza
Il Gruppo Sutter ha affrontato una software selection al fine di esaminare piattaforme di Document & Process Management alternative rispetto a quella storicamente impiegata, al fine di acquisire un prodotto “duttile” e facilmente personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella gestione della piattaforma stessa.
Dopo la fase di screening e di analisi la scelta è caduta sulla piattaforma di Document & Process Management ARXivar.
Per l’azienda era necessario:
- avviare in tempi celeri la piattaforma documentale
- recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro
- risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo
- automatizzare la procedura per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino ad ora gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti.
La soluzione – ARXivar
Il progetto di avviamento e sostituzione della soluzione preesistente è avvenuta in meno di 10 giornate di assistenza diretta da smeup.
Con l’implementazione:
- il recupero dei documenti archiviati nel preesistente sistema documentale è stato realizzato mediante un’esportazione in formato CSV e successiva importazione in ARXivar mediante Spool Recognition
- archiviazione di tutti i documenti del ciclo passivo (bolle, fatture) tramite la tecnica del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata o preformata secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei documenti
- per la Codifica di nuovi Prodotti Finiti è stato sviluppato un workflow che fa circolare la richiesta di compilazione dei campi su form divisi per funzione.
Alla fine del workflow tutti i form compilati vengono «ricomposti» su un unico documento che viene archiviato ed inviato per essere utilizzato per il data entry sull’ERP aziendale.
I benefici
Grazie ad ARXivar l’azienda ha riscontrato sin da subito molteplici benefici tra i quali:
- piena autonomia nella gestione ed implementazione della piattaforma
- semplificazione del processo di archiviazione dei DDT e delle Fatture Fornitori
- la gestione del processo di Codifica dei Nuovi Prodotti Finiti sviluppata con ARXivar ha permesso, inoltre, di semplificare, controllare e ottimizzare il lavoro degli utenti coinvolti e di velocizzare i tempi
Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità nell’integrazione con il sistema informativo.
Per avere maggiori informazioni su Sutter Industries visita il sito: www.sutter.it
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