Secco Sistemi e Plain ERP: un sodalizio per crescere insieme

Il Settore

Ideazione e produzione serramenti

La Necessità

Secco Sistemi era alla ricerca di un partner informatico proattivo, capace di proporre nuovi progetti per far evolvere e innovare l’IT aziendale e che, al contempo, fosse strutturato per condurli con una metodologia di lavoro consolidata, in grado di assicurare gestione, coordinamento delle risorse coinvolte, documentazione di progetto e di impianto. La scelta è ricaduta su Asi – smeup e sui suoi professionisti, ancora prima che sul software Plain.

La Soluzione

Plain ERP, per la gestione completa dei processi aziendali.

Parliamo di
Secco Sistemi

Secco Sistemi nasce nel 1945 e da oltre 70 anni è un marchio italiano espressione di innovazione e design nell’ingegneria del serramento, con numerosi premi all’attivo quali, ad esempio, il prestigioso Compasso D’Oro.

Grande attenzione viene data da Secco Sistemi alla sostenibilità, perseguendo valori quali il rispetto per l’ambiente, la sicurezza, la salute dei lavoratori e la qualità dei prodotti.

Questi obiettivi sono garantiti anche grazie alla presenza di Secco-Lab, il laboratorio interno di Secco Sistemi, che si occupa di assistenza e formazione clienti, costruzione, sperimentazione di nuovi prototipi e certificazione in partnership con l’istituto tedesco IFT Rosenheim.

L’azienda oggi è in grado di sviluppare 280 profili in 4 metalli pregiati e 8 finiture, producendo ogni anno ben 2,5 milioni di metri lineari di barre profilate, per oltre 200.000 porte e finestre.

Secco Sistemi e Plain ERP: un sodalizio umano e di software per crescere insieme | smeup

“La riorganizzazione proposta dai professionisti di Asi – smeup doveva tenere presente come priorità quella di fornire all’intera azienda dei flussi standard da seguire e questo ci ha portato un valore aggiunto davvero importante.

– Ing. Alberto Agostini, amministratore delegato di Secco Sistemi.

Il progetto Asi – smeup

La collaborazione con Secco Sistemi è iniziata con un auditing, attraverso il quale i processi aziendali, reparto per reparto, sono stati analizzati, disegnati sotto forma di flussi e presentati alla Direzione con già evidenziate le criticità rilevate. Queste sono state poi suddivise in base alla gravità e affiancate da proposte di risoluzione in tempi brevi (per definire le priorità d’intervento) e dai desiderata del cliente.

La criticità iniziale sulla quale ci si è concentrati ha riguardato la standardizzazione di alcuni processi che risultavano non omogenei per reparti simili ma con modalità operative differenti.

Il progetto di implementazione vero e proprio del software Plain ha seguito poi essenzialmente due macro fasi.

Prima Fase

Produzione
La prima implementazione affrontata ha riguardato l’area produttiva, all’epoca poco informatizzata, con la creazione di connettori verso il gestionale allora in uso, per metterlo in comunicazione con Plain, garantendo in tal modo una gradualità di implementazione.
L’introduzione del modulo produttivo di Plain Industria ha permesso a Secco Sistemi di gestire in modo completo gli ordini di produzione per ogni impianto, con la possibilità di calcolare le informazioni per ordine e di renderle disponibili fin da subito per il relativo avanzamento di magazzino.
Si è passati poi all’installazione e alla formazione degli utenti all’utilizzo dell’MRP per il calcolo dei fabbisogni, coinvolgendo l’ufficio programmazione della produzione e l’ufficio acquisti. In collaborazione si sono analizzate le informazioni estratte, utili alla creazione ed al rilascio delle proposte di acquisto e di produzione, aggiungendo nel tempo elementi importanti quali i lead time, le scorte minime ed i lotti economici. Ciò ha anche permesso di fornire all’area commerciale una prima risposta relativa alle date di consegna richieste per i nuovi ordini clienti, calcolate in base ai carichi e agli impegni di produzione.
Infine si è estesa la logica anche al conto lavoro per terzisti, automatizzandone la gestione.

Business Intelligence
Secco Sistemi faceva già uso delle soluzioni Qlik per l’analisi dei dati quindi, per garantire continuità ad esse, sono state integrate con il software Plain, che adesso si occupa di alimentare ed incrementare i database Qlik.

CRM
Anche in questo caso l’azienda aveva già in uso un CRM, Sugar, e gli specialisti di Asi – smeup si sono occupati di integrarlo a Plain ERP per mantenere la continuità operativa e di strumenti, mentre sono stati realizzati anche i connettori a plain documentale per capitalizzare il valore dei documenti digitalizzati.

Seconda Fase

Gestione ordini clienti
Con l’unificazione dei processi delle aree commerciale e back office delle sedi Italia ed Estero, gli ordini sono stati suddivisi in tre livelli:

Ordini appena inseriti a sistema
- ordini che, in taluni casi, possono richiedere un’approvazione della Direzione commerciale e comunque una verifica ed una conferma sulle date richieste
Ordini confermati dall’azienda
- ordini datati ed inviati al cliente ed in attesa di ricevere la relativa copia sottoscritta da parte del cliente
Ordini rilasciati e perciò evadibili, ovvero confermati dal cliente tramite firma sulla conferma d’ordine.

Inoltre, molto importante per Secco Sistemi è la gestione del fido datato con le valutazioni dei commerciali e la conseguente sospensione degli ordini che non soddisfano i parametri aziendali.

In questi processi è stata fondamentale l’introduzione di livelli autorizzativi diversi, che hanno permesso ad alcuni utenti di non dover svolgere più azioni manuali, garantendo alla Direzione il rispetto dei flussi stabiliti.

Altra novità di rilievo introdotta è stata la gestione, all’interno degli ordini clienti, della variantatura. Tramite un codice articolo jolly, nell’ordine del cliente è possibile comporre in modo personalizzato una lavorazione specifica, senza per questo dover codificare una variantatura che non avrebbe ragione di esistere a catalogo. In futuro l’ufficio tecnico potrà avallare (o meno) le richieste di variantatura inserite a sistema, stabilendone o meno la fattibilità, seguendo le fasi autorizzative.

Appartatura materiale e organizzazione delle spedizioni
I professionisti di Asi – smeup su richiesta del cliente hanno introdotto la gestione dell’appartatura dei materiali, grazie alla quale sono state applicate le regole aziendali di assegnazione ai clienti del materiale già pronto a magazzino, evitando così di lasciare la decisione ai singoli utenti.
Grazie all’assegnazione schedulata dei materiali si sono velocizzate le fasi di preparazione delle spedizioni. Per gli utenti dell’ufficio logistico di Secco Sistemi è stato preparato un calendario settimanale, tramite il quale possono organizzare le operazioni per le spedizioni pianificate, preparando ed imballando i materiali. Con tale strumento, condiviso ed arricchito da una serie di notifiche, anche gli utenti del back office possono seguire agevolmente lo svolgersi delle varie fasi logistiche e, una volta completate, procedere con l’emissione dei documenti finali.

Magazzino e logistica
Da poco sono stati introdotti nei magazzini i terminali in radiofrequenza. Ciò agevola gli operatori nel gestire le operazioni di picking e di creazione dei packing list direttamente dalle corsie del magazzino, senza dover utilizzare i computer fissi. Altre migliorie verranno apportate nei prossimi mesi per rendere sempre più snelli e veloci i processi logistici.

Office 365
L’integrazione di Plain con Office 365 era uno dei desiderata di spicco di Secco Sistemi, perché consente loro di crearsi cruscotti di analisi e visibilità dei dati estratti, senza dover reintrodurre informazioni e garantendo sempre i dati aggiornati.

Documentale
Nel corso del progetto sono stati implementati anche i moduli di plain documentale, che non solo memorizzano tutti i documenti attivi forniti da Plain, garantendo la gestione delle loro revisioni, ma permettono di generare in modo automatico le correlazioni tra documenti appartenenti alle stesse tematiche (ad esempio conferma d’ordine, bolla di vendita, fatture di una stessa commessa o di uno stesso cliente).
Queste “collane” di documenti sono intercettati e conservati da Plain Documentale e quindi gli utenti autorizzati hanno a disposizione, in modo semplice e immediato, tutti i documenti di loro potenziale interesse, grazie ad un sistema che segue il loro percorso logico di navigazione. Queste funzioni sono disponibili anche da tutte le videate dell’ERP, grazie ad un sistema che ne permette l’accesso in modo contestuale all’operatività dell’utente.

Industria 4.0
I reparti di schiumatura sono stati collegati bidirezionalmente con Plain in modo che siano visibili i principali dati relativi ad ogni macchinario (tempi, rese, scarti, ecc.) ed acquisite da Plain tutte le informazioni di avanzamento.

Tracciabilità materie prime
Grazie a Plain, Secco Sistemi riesce a gestire la tracciabilità per lotto delle materie prime in ingresso e la loro successiva lavorazione. L’ERP è stato integrato in maniera nativa con il reparto di cesoiatura per la lavorazione dei coils ed ogni prodotto in uscita ha oggi un proprio codice articolo con una sua attribuzione di lotto ed il riferimento al lotto di materia prima lavorato.

Vantaggi

Continuità. Il progetto studiato ed implementato da Asi – smeup è stato svolto per fasi e in modo graduale, tenendo come obiettivo sempre ben presente che a Secco Sistemi doveva essere assicurata continuità operativa
Formazione. Un valore aggiunto che Asi – smeup ha portato e continua a portare in Secco Sistemi è la formazione che fornisce alle risorse del cliente, non solo sul software Plain, ma sulla cultura e sui temi informatici in generale. Questo permette a Secco Sistemi di essere più autonoma su determinati temi e quindi di risparmiare tempo e denaro
Digitalizzazione. Con Plain Secco Sistemi è riuscita a digitalizzare molti processi che prima svolgeva manualmente
Standardizzazione. La collaborazione con Asi – smeup per Secco Sistemi è stata anche l’occasione per ridisegnare, in modo omogeneo ed organico agli obiettivi aziendali, molti processi che prima non lo erano.

Per avere maggiori informazioni su Secco Sistemi visita il sito: www.seccosistemi.it