Sabart: il sistema informativo come motore per la crescita aziendale

Il Settore

Distribuzione di prodotti per l’agricoltura, il giardinaggio e la cura dei boschi

La Necessità

Sabart aveva la necessità di rinnovare il proprio sistema informativo per gestire meglio i processi aziendali e in particolare le situazioni di picco degli ordini.

La Soluzione

La risposta alle esigenze dell’azienda è stata l’integrazione di smeup erp con l’implementazione di un wms e un portale web.

Parliamo di
Sabart

Un nuovo sistema informativo per crescere

Sabart contatta smeup nel 2009 perchè alla ricerca di un nuovo sistema informativo che supportasse in modo adeguato il crescente business aziendale e di un partner informatico che potesse rispondere in modo adeguato nel tempo alle necessità che si fossero presentate.

Proprio questo è accaduto nel 2017 quando per Sabart si rende necessario implementare una nuova modalità di creazione e gestione degli ordini di vendita.

Sabart è specializzata nella distribuzione di ricambi e accessori per i settori: boschivo, giardinaggio, agricolo, antinfortunistico. La gamma prodotti e accessori conta 56.000 referenze a magazzino.

Nata nel 1963 come produttore di motoseghe, nel 1968 Sabart si concentra sulla fabbricazione e commercializzazione di ricambi e accessori per i settori boschivo, agricolo e del giardinaggio. La gamma di accessori per il bosco viene ampliata grazie alla partnership con Oregon®, di cui ancor oggi Sabart è distributore esclusivo in Italia.

Nel 2011 Sabart entra a far parte del Gruppo Emak, realtà italiana che opera sul mercato internazionale grazie a 28 società e oltre 30.000 rivenditori specializzati, e che copre 80 Paesi in tutti i continenti.

Grazie a smeup erp, alla sua flessibilità e alla capacità di sfruttare appieno le potenzialità di una piattaforma come Power i abbiamo potuto nel tempo implementare diversi progetti in un’ottica di miglioramento continuo.

– Ing. Luca Torreggiani, IT Manager Sabart.

La sfida: gestire al meglio le fasi di picco

L’obiettivo per Sabart era chiaro: dare il massimo servizio al cliente migliorando anche la gestione interna dei processi operativi e decisionali. Capire quindi le priorità del cliente, evadere un ordine nel tempo in cui il cliente si aspetta in base alle sue esigenze.

Sabart è soggetta infatti ad altissimi picchi di ordini da parte dei clienti che si concentrano in un lasso di tempo limitato. Per questo, si rende necessario individuare gli ordini più urgenti e quelli che possono essere posposti in base alle esigenze dei propri clienti.

Il progetto: automatizzare il processo di vendita

E’ nato così nel 2017 un progetto di intervento che, grazie all’implementazione di un wms e tramite un portale web gestisse in modo automatizzato l’intero processo di vendita e la spedizione a partire dall’inserimento, dalla presa in carico dell’ordine e dalla definizione delle priorità. Ovviamente il tutto integrato alla “spina dorsale aziendale”, ovvero smeup erp il quale ha assunto il governo ed il controllo delle regole del processo.
Al fine evitare blocchi nell’evasione degli ordini, sono stati implementati cruscotti di gestione per il backoffice commerciale e gli acquisti.

Sono stati creati alcuni tipi di ordine in base al numero di righe di cui ognuno è composto e sono state impostate delle percentuali di evadibilità in modo che, quando vengono raggiunte, l’ordine va in evasione e spedizione automaticamente, senza alcun intervento umano.

“Riteniamo che le persone siano al centro e che ognuno possa apportare miglioramenti. Abbiamo formato un Team di lavoro che comprendesse i responsabili delle aree aziendali coinvolte (vendite, marketing, tecnico, acquisti, logistica, operation e direzione) per far si che il progetto diventasse occasione per far sentire tutti parte dell’azienda e per sentire le voci ed analizzare i dubbi o i problemi di ogni area” spiega l’Ing. Luca Torreggiani, IT Manager Sabart.

L’ERP è il fulcro delle operazioni aziendali

Il Gestionale smeup erp è il fulcro delle operazioni aziendali e gestisce le informazioni da e verso i dipartimentali aziendali, in questo caso verso il portale web e verso il wms. Il sistema è in grado infatti di gestire alcune diverse tipologie di ordine legate a loro volta a regole di evasione nell’area logistica:

Tipologie Ordine: per ogni ordine inserito direttamente nel gestionale o proveniente dal web, il sistema applica una serie di controlli iniziali e assegna ad ogni ordine un determinato tipo da cui dipendono regole di spedizione e consegna;
Spedizione: sono stati implementati dei job schedulati che automaticamente elaborano gli ordini e creano i buoni di prelievo per il wms, senza nessun intervento di un operatore commerciale.
Controllo: sono stati creati dei cruscotti ad hoc per permettere agli operatori di monitorare l’andamento degli ordini, intervenire nel caso di bisogno, aggregare le informazioni per i clienti.
Gestione: tutte le operazioni sono gestite tramite parametri con cui è possibile modificare in maniera rapida le regole del flusso in oggetto (date, vettori, evasione.)

L’accesso è stato reso possibile attraverso due interfacce:

Web: smeup erp oltre ad elaborare gli ordini, fornisce informazioni base come le disponibilità ed i prezzi.
Wms: utilizzato per la creazione di buoni di prelievo ‘aperti’, ovvero con aggiunte fino alla presa in carico, ricezione prelievi e stampa dei ddt, invio dati al wms per tracciati corrieri.

I risultati

Prosegue Torreggiani: “E’ positivo vedere che stiamo raggiungendo i nostri obiettivi per poi fissarne di nuovi; Stiamo sempre di più riuscendo a gestire quelli che sono i picchi di domanda da parte dei clienti, che sono quelli in cui l’azienda deve operare senza la minima interruzione. Per ora i numeri sia in fatturato che in termini di tempo operativo risparmiato per altre attività a valore aggiunto confermano la nostra intuizione e il buon lavoro fatto con smeup. Stiamo pian piano rivoluzionando il backoffice commerciale per poter dedicare sempre più tempo al cliente. Siamo soddisfatti del lavoro del Team ed i nostri consulenti e sviluppatori di smeup perché il clima che siamo riusciti a creare è di confronto costruttivo e ben rivolto allo scopo finale”.

Per dare qualche numero: grazie al progetto portato avanti da smeup l’intervento umano in questo processo si è ridotto moltissimo, abbassando drasticamente la possibilità di errore. Ad oggi il 90% degli ordini viene evaso senza intervento umano.

Inoltre, quasi il 95% degli ordini di vendita che arrivano a Sabart vengono inseriti direttamente dai clienti a sistema, anche qui riducendo il tempo perso in attività ridondanti che vengono svolte direttamente dall’ERP e la possibilità di errore.

Evoluzioni future

Obiettivo per il prossimo futuro sarà arrivare entro pochi mesi a chiudere il cerchio con la creazione automatica dei ddt.

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