Mondo Acqua: la gestione dei processi per ottimizzare il lavoro dei dipendenti

Mondo Acqua S.p.A. opera nel settore del servizio idrico integrato, fornendo i servizi di captazione e distribuzione dell’acqua destinata al consumo umano, di gestione del sistema fognario e di depurazione delle acque reflue.
Ad oggi la società gestisce il servizio in 8 comuni dell’area monregalese: Bene Vagienna, Briaglia, Frabosa Soprana, Mondovì, Roccaforte M.vì, San Michele M.vì, Vicoforte e Villanova M.vì.

Mondo Acqua S.p.A. è una società per azioni a prevalente capitale pubblico nata nell’agosto 2000; il capitale sociale è detenuto da sei degli otto Comuni gestiti e da un gruppo di Aziende che assicurano l’apporto del know how tecnico/gestionale. Attualmente, le aziende private sono: Iren Acqua Gas S.p.A., S.M.A.T. S.p.A., Ferrero Attilio Costruzioni S.p.A. e Tecnoedil S.p.A.

Fornisce servizi di primaria rilevanza nel rispetto degli standard di qualità previsti dagli organi di regolazione e nell’ottica di uno sviluppo sostenibile, attraverso procedure trasparenti ed idonei meccanismi di finanziamento e compensazione per l’azienda stessa.

La Direzione aziendale ha individuato come prioritari i seguenti obiettivi strategici:

• mantenere la piena stabilità finanziaria attraverso la gestione efficiente del credito ed attuando comunque azioni di recupero tempestive ed efficaci;
• garantire la qualità elevata del servizio erogato ed assicurare il continuo miglioramento della gestione industriale degli asset materiali ed immateriali;
• rafforzare l’immagine aziendale ponendo al centro della propria strategia il cliente e le sue esigenze e mantenendo una comunicazione efficace, sia consolidando i canali tradizionali, sia utilizzando appieno le potenzialità dei nuovi strumenti multimediali di comunicazione;
• assicurare il continuo presidio della prevenzione e della protezione dei lavoratori coinvolti nelle attività di gestione.

L’esigenza

A seguito di una profonda ristrutturazione della soluzione informatica per la gestione del Ciclo Idrico, resasi necessaria per la necessità di poter attuare un efficace controllo di gestione, la direzione di Mondo Acqua aveva l’esigenza di dotarsi di uno strumento che garantisse l’attuazione delle procedure dettate dall’AEEGSI (Autorità per l’Energia elettrica, il Gas e il Sistema Idrico) che impone regole rigide al fine di garantire alle utenze un servizio di qualità.

Era quindi alla ricerca di una soluzione che permettesse di:

• Formalizzare i processi, rispettando l’unicità operativa dell’azienda
• Standardizzare le procedure, mantenerle ed aggiornarle, garantendone l’uniformità
• Obbligare l’organizzazione ad operare secondo regola (sono i processi a guidare le attività)
• Eliminare inefficienze e duplicazioni
• Supportare il processo decisionale fornendo reportistica puntuale

Inoltre era necessario avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale e recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione.

L’introduzione di ARXivar ha permesso di gestire l’archiviazione e la fascicolazione di tutti i documenti inerenti il servizio di Fatturazione: Bollette, Contratti, Riepiloghi vari.
E’ stato rivisto completamente il sistema di Procollatura della corrispondenza in entrata e in uscita rendendolo più snello tramite la tecnica del Barcode che permette l’archiviazione automatica dei documenti firmati dagli utenti.

E’ stato implementato il Processo per la Gestione dei Reclami secondo i dettami delle norme AEEGSI ed è stato implementato il Processo per gli interventi Interni.

Sono stati recuperati i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro.