Edilkamin: il software documentale per dematerializzazione, ricerca e archiviazione sostitutiva

Edilkamin è stata fondata nel 1973 e negli anni è diventata leader del riscaldamento a legna e pellet. Oggi si differenzia per la capacità di creare tecnologia per il riscaldamento domestico ecologico ed economico.

La tecnologia per Edilkamin è sinonimo di sicurezza, efficienza e affidabilità. Nella moderna sala prove, infatti, numerosi test vengono realizzati su ogni manufatto in modo continuativo.

I prodotti che realizza non sono unicamente tecnologici, ma anche di design: curati e in linea con le più moderne necessità.

La sede centrale si trova a Lainate, nei pressi di Milano, in un edificio di moderna costruzione che ospita la Direzione Generale, gli Enti Commerciali, il Marketing, l’Amministrazione, l’Information & Technology, le Aule per corsi di formazione tecnica e commerciale e lo Showroom.

Tra gli stabilimenti presenti in Italia e in Europa, quello di Gabbioneta Binanuova è di grande interesse. Qui si trovano infatti lo stabilimento produttivo, il laboratorio di Ricerca & Sviluppo e Octagon Meeting Room, una struttura ottagonale dedicata all’accoglienza degli ospiti.

Per la commercializzazione dei propri prodotti, Edilkamin si avvale di una fitta rete di rivenditori su tutto il territorio nazionale, di una rete di CAT selezionata (Centri di Assistenza Tecnica abilitati D.M. 37/08), composta da professionisti preparati e sempre aggiornati che rappresentano il valore aggiunto di ogni prodotto.

All’estero, Edilkamin esporta con successo in oltre 30 paesi.

Fanno attualmente parte del Gruppo i brand EDILKAMIN, ITALIANA CAMINI e KITCHEN KAMIN, che comprende le cucine e i barbecue.

L’azienda, già dotata di smeup erp, intendeva dotarsi di un sistema documentale completo e affidabile. In un’ottica Paperless, Edilkamin aveva necessità di gestire tutti quei documenti facenti parte del ciclo attivo, passivo e contabile mediante la dematerializzazione, ricerca e archiviazione sostitutiva.

L’ottima gestione del sistema informativo interno, la semplicità di utilizzo di ARXivar e la la facile parametrizzazione dell’interfaccia web hanno consentito ad Edilkamin di snellire e velocizzare l’operatività quotidiana.

– Mauro Bergamasco, IT Manager Edilkamin.

Gran parte dei processi prevedono una costante integrazione tra smeup erp e il prodotto di gestione documentale ARXivar. Integrazione resa possibile grazie alla collaborazione tra smeup e il responsabile IT dell’azienda, Mauro Bergamasco.

Partendo dalla gestione dei documenti del ciclo attivo, si vanno a leggere direttamente i dati presenti nel database. Tramite il tool di acquisizione “Plugin Manager”, si sono create regole per recuperare le informazioni necessarie alla profilazione e acquisizione dei documenti attraverso un percorso definito. Tutto questo unito alla gestione degli allegati tramite una coda di acquisizione BarCode.

La gestione dei documenti del ciclo passivo avviene, come per il ciclo attivo, andando direttamente a leggere i dati presente nel database con il “Plugin Manager” e acquisendo i documenti tramite BarCode.

La gestione di documenti amministrativi si effettua tramite la creazione manuale di un profilo e allegando da sistema il documento necessario (Libri giornali, Schede contabili, ecc.).
Dopo la creazione del profilo in ARXivar, partono in automatico dei workflow che, in base alle esigenze della classe documentale, vanno a reperire le informazioni mancanti necessarie ai fini della consultazione e archiviazione.

ARXivar provvede poi a gestire ed inviare in autonomia i documenti al servizio di conservazione elettronica digitale a norma, denominato IX-CE.

A seguire un esempio di Workflow per la gestione fatture passive extra Italia.